Was der Urlaubstage-Rechner ermittelt

Der Rechner löst zwei Fragen nacheinander. Zuerst wird der im Vertrag oder Tarifwerk genannte Jahresurlaub von der dort üblichen Vollzeitwoche auf Ihre persönlichen regelmäßigen Arbeitstage umgerechnet. Danach prüft das Modul, ob im ausgewählten Kalenderjahr ein voller oder ein anteiliger Anspruch nach dem gesetzlichen Grundmodell entsteht.

Die Berechnung eignet sich für gleichmäßig verteilte Vollzeit- und Teilzeitarbeit sowie für einen einzelnen Eintritt oder Austritt. Sie berücksichtigt die sechsmonatige Wartezeit, die Zwölftelung für volle Beschäftigungsmonate und den Unterschied zwischen einem Ausscheiden in der ersten oder zweiten Jahreshälfte.

Nicht automatisch abgebildet werden wechselnde Wochenpläne, Kurzarbeit null, Elternzeitkürzungen, längere unbezahlte Freistellungen, Mutterschutz, langjährige Krankheit, tarifliche Sonderregeln oder vertragliche Klauseln zum Mehrurlaub. Solche Fälle benötigen eine getrennte Zeitabschnittsrechnung und häufig rechtliche Prüfung.

Der Rechner wendet den eingegebenen Gesamtjahresurlaub im gesetzlichen Grundschema an. Vertraglicher oder tariflicher Mehrurlaub kann wirksam anders geregelt sein als der gesetzliche Mindesturlaub.

Gesetzlicher Mindesturlaub: vier freie Wochen

§ 3 Bundesurlaubsgesetz nennt mindestens 24 Werktage. Das Gesetz geht dabei von sechs Werktagen pro Woche aus, weil alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen als Werktage gelten. Die Zahl 24 darf daher nicht unverändert auf jede Fünftagewoche übertragen werden.

Auf eine regelmäßige Fünftagewoche umgerechnet entsprechen 24 Werktage einem Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen. Bei drei Arbeitstagen pro Woche sind es zwölf persönliche Urlaubstage. In allen Fällen entstehen vier arbeitsfreie Wochen. Teilzeit senkt damit die Zahl der benötigten Urlaubstage, nicht die Zahl der freien Urlaubswochen.

Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betriebliche Regelung können mehr Urlaub vorsehen, beispielsweise 30 Tage bei einer Fünftagewoche. Der höhere Ausgangswert gehört in das Feld „Jahresurlaub bei Vollzeit“. Prüfen Sie zugleich, auf wie viele Referenzarbeitstage sich diese Zahl bezieht.

Teilzeiturlaub korrekt umrechnen

Eine Vollzeitkraft erhält im Betrieb 30 Urlaubstage bei fünf Arbeitstagen pro Woche. Eine Teilzeitkraft arbeitet regelmäßig montags, mittwochs und freitags. Die Rechnung lautet 30 geteilt durch fünf mal drei und ergibt 18 persönliche Urlaubstage. Beide Beschäftigten können damit sechs Wochen von der Arbeit freigestellt werden.

Die Wochenstunden sind für diese Umrechnung nicht entscheidend. Wer an fünf Tagen jeweils vier Stunden arbeitet, benötigt für eine freie Woche fünf Urlaubstage und hat bei gleicher Regelung grundsätzlich dieselbe Tageszahl wie eine Vollzeitkraft an fünf Tagen. Wer dieselben 20 Wochenstunden auf zweieinhalb oder drei Tage verteilt, braucht entsprechend weniger Urlaubstage für eine freie Woche.

Bei unregelmäßiger Verteilung, etwa Schichtarbeit mit wechselnden Arbeitstagen, reicht ein einfacher Wochenwert nicht. Dann wird häufig mit einem repräsentativen längeren Zeitraum gerechnet: vereinbarte Urlaubstage mal persönliche Arbeitstage im Zeitraum geteilt durch betriebsübliche Vollzeitarbeitstage. Tarifverträge können eigene Divisoren vorgeben.

Ändert sich die Verteilung während des Jahres, sollte der Anspruch abschnittsweise betrachtet werden. Bereits erworbener Urlaub darf nicht rückwirkend allein wegen einer späteren Verringerung der Arbeitstage entwertet werden. Das Modul setzt für das ganze Jahr eine konstante eingegebene Verteilung voraus.

Wartezeit von sechs Monaten

Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch wird nach § 4 BUrlG erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben. Dabei geht es um die Dauer des Arbeitsverhältnisses, nicht um sechs abgeschlossene Kalendermonate. Beginnt ein Vertrag am 15. März, ist die Wartezeit grundsätzlich mit Ablauf des 14. September erfüllt.

Wird die Wartezeit im laufenden Kalenderjahr erfüllt und besteht das Arbeitsverhältnis danach weiter, entsteht der volle Jahresanspruch. Der Urlaub wird also nicht allein deshalb auf beispielsweise sieben Zwölftel begrenzt, weil das Arbeitsverhältnis im Juni begann. Bei einem Beginn so spät im Jahr, dass sechs Monate bis Jahresende nicht erreicht werden, entsteht Teilurlaub für jeden vollen Monat des Bestehens.

Das Modul zählt volle Beschäftigungsmonate vom Beginntag bis zum entsprechenden Tag des Folgemonats. Ein bloß angebrochener Zeitraum wird nicht als voller Monat gezählt. Für das Ergebnis wird außerdem geprüft, ob die sechsmonatige Wartezeit bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses beziehungsweise des Urlaubsjahres abgeschlossen ist.

Vorbeschäftigungen beim selben Arbeitgeber, sehr kurze Unterbrechungen oder besondere Vertragsfolgen können die rechtliche Bewertung verändern. Der Rechner behandelt den eingegebenen Beginn als neuen Startpunkt.

Teilurlaub bei Eintritt und Austritt

§ 5 BUrlG nennt drei wichtige Fälle für ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Monat: Die Wartezeit wird im Kalenderjahr nicht erfüllt, die Person scheidet vor erfüllter Wartezeit aus oder sie scheidet nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte des Kalenderjahres aus. Die erste Jahreshälfte endet am 30. Juni.

Bei einem Ausscheiden nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte entsteht für den gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich der volle Jahresanspruch. Für den übergesetzlichen Mehrurlaub kann ein Vertrag oder Tarifvertrag eine eigenständige anteilige Regelung enthalten, wenn gesetzlicher und zusätzlicher Urlaub hinreichend getrennt werden.

Der Rechner überträgt den gesetzlichen Grundfall auf den gesamten eingegebenen Urlaub. Wenn Ihr Vertrag den Mehrurlaub anders behandelt, rechnen Sie den gesetzlichen Mindestanteil separat und ergänzen den vertraglichen Anteil nach der dortigen Klausel.

Volle Monate und Rundung

Teilurlaub wird aus dem persönlichen Jahresanspruch mal Zahl der vollen Monate geteilt durch zwölf berechnet. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind nach § 5 Absatz 2 auf volle Urlaubstage aufzurunden. Ein Ergebnis von 7,5 Tagen wird damit zu acht Tagen.

Ein Bruchteil unter einem halben Tag wird nach dieser Vorschrift nicht automatisch abgerundet. 7,25 Tage bleiben daher zunächst 7,25 Tage, sofern keine zulässige günstigere Regelung greift. Das Modul zeigt solche Bruchteile mit höchstens zwei Dezimalstellen an.

Bei der Teilzeitumrechnung eines vollen Jahres können Vertrag oder Tarifwerk andere Rundungsregeln bestimmen. Der Rechner lässt das rechnerische Ergebnis sichtbar und wendet die gesetzliche Aufrundung erst im §-5-Teilurlaubsfall an. Dadurch wird eine stille Kürzung vermieden.

Bereits genommene oder vom früheren Arbeitgeber bescheinigte Tage werden anschließend abgezogen. Ein negatives Ergebnis wird als null verbleibende Tage angezeigt, ohne daraus einen Rückzahlungsanspruch abzuleiten. § 5 Absatz 3 schließt in einem bestimmten Austrittsfall die Rückforderung bereits gezahlten Urlaubsentgelts aus.

Urlaub bei Arbeitgeberwechsel

Der gesetzliche Urlaub soll im selben Kalenderjahr nicht doppelt entstehen. Nach § 6 BUrlG besteht beim neuen Arbeitgeber kein Anspruch, soweit der frühere Arbeitgeber Urlaub bereits gewährt oder abgegolten hat. Der bisherige Arbeitgeber muss bei Beendigung eine Urlaubsbescheinigung ausstellen.

Tragen Sie bereits berücksichtigte Tage in das Abzugsfeld ein, wenn Sie den verbleibenden Anspruch bei einem Arbeitgeberwechsel überschlagen. Achten Sie darauf, vergleichbare Tageswerte zu verwenden. Wechselt zugleich die Zahl der regelmäßigen Arbeitstage, kann eine bloße Subtraktion ohne Umrechnung irreführend sein.

Vertraglicher Mehrurlaub kann bei jedem Arbeitgeber eigenen Regeln folgen. Außerdem kann der neue Arbeitsvertrag einen höheren Jahresurlaub vorsehen. Die gesetzliche Doppelanspruchssperre beantwortet nicht automatisch, wie zusätzlicher Urlaub zwischen beiden Arbeitgebern verteilt wird.

Die Urlaubsbescheinigung ist deshalb wichtiger als eine selbst erstellte Übersicht. Sie dokumentiert den im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub und ermöglicht dem neuen Arbeitgeber die Prüfung.

Urlaubsabgeltung bei Beendigung

Urlaub soll grundsätzlich als bezahlte Freistellung genommen werden. Eine Auszahlung während eines fortbestehenden Arbeitsverhältnisses ersetzt den gesetzlichen Erholungsurlaub nicht. Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Absatz 4 abzugelten.

Die Anzahl offener Tage aus diesem Rechner kann eine Ausgangsgröße sein, ist aber noch kein Eurobetrag. Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach § 11 grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, ausgenommen zusätzlich für Überstunden gezahlter Verdienst. Tarif- und Vergütungsstrukturen können die konkrete Tagesberechnung beeinflussen.

Bei gleichmäßiger täglicher Arbeitszeit und konstantem Stundenlohn kann ein Tageswert leicht aus Stunden mal Lohn entstehen. Variable Vergütung, Schichtzulagen, Provisionsanteile und Arbeitszeitwechsel erfordern eine genauere Referenzberechnung. Der Rechner setzt deshalb bewusst keinen pauschalen Divisor für eine Urlaubsabgeltung.

Abgeltungsansprüche können arbeits- oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen. Bei einer Beendigung sollten offene Tage, Bescheinigung und Entgeltberechnung zeitnah schriftlich geprüft werden.

Krankheit, Übertragung und Verfall

Erkrankt eine beschäftigte Person während des Urlaubs und weist die Arbeitsunfähigkeit ärztlich nach, werden die Krankheitstage nach § 9 nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Die Urlaubstage dürfen jedoch nicht eigenmächtig an den genehmigten Zeitraum angehängt werden; eine neue Festlegung ist erforderlich.

Das Bundesurlaubsgesetz sieht Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr vor. Eine Übertragung in das Folgejahr verlangt dringende betriebliche oder persönliche Gründe und ist im gesetzlichen Text grundsätzlich auf die ersten drei Monate begrenzt. Die Rechtsprechung stellt jedoch zusätzliche Anforderungen an Hinweis- und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers und kennt Sonderregeln bei Langzeiterkrankung.

Ein Online-Rechner kann daher nicht aus dem bloßen Datum entscheiden, ob alter Urlaub verfallen ist. Das Feld „bereits genommen“ sollte nur tatsächlich gewährten oder sicher anzurechnenden Urlaub enthalten. Übertragene Vorjahrestage können getrennt zum Ergebnis addiert werden, nachdem ihr Fortbestand geklärt wurde.

Mutterschutzzeiten führen nicht wie normale Fehlzeiten zu einer Kürzung des Erholungsurlaubs. Für Elternzeit erlaubt § 17 BEEG unter Voraussetzungen eine Kürzung um ein Zwölftel für jeden vollen Kalendermonat, verlangt aber eine Erklärung des Arbeitgebers. Diese Sonderrechnung ist nicht Bestandteil des Moduls.

Praktische Kontrolle des Ergebnisses

Vergleichen Sie zuerst den Ausgangswert mit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und betrieblicher Urlaubstabelle. Prüfen Sie, ob die Urlaubstage dort für eine Fünf- oder Sechstagewoche angegeben sind. Dokumentieren Sie danach Ihre regelmäßigen Arbeitstage, besonders bei Schicht- oder wechselnder Teilzeit.

Kontrollieren Sie Beginn und letzten Beschäftigungstag. Ein Enddatum 30. Juni führt nach erfüllter Wartezeit zum Teilurlaub, ein Enddatum 1. Juli liegt bereits in der zweiten Jahreshälfte. Ob die Wartezeit tatsächlich erfüllt ist, hängt vom ursprünglichen Vertragsbeginn ab.

Trennen Sie gesetzlichen Mindesturlaub und vertraglichen Mehrurlaub, sobald eine anteilige Mehrurlaubsklausel existiert. Rechnen Sie beide Blöcke und führen Sie sie erst danach zusammen. So bleibt erkennbar, welcher Teil zwingendem Gesetz und welcher Teil der Vereinbarung folgt.

Führen Sie ein Urlaubskonto mit Antrag, Genehmigung, genommenen Tagen, Krankheitstagen und Bescheinigung beim Arbeitgeberwechsel. Der Rechner unterstützt die Plausibilitätskontrolle, ersetzt aber nicht die Personalabrechnung oder eine arbeitsrechtliche Einzelfallprüfung.

Häufige Fragen zu Urlaubstagen

References

• Bundesministerium der Justiz: § 3 BUrlG – Urlaubsdauer
• Bundesministerium der Justiz: § 4 BUrlG – Wartezeit
• Bundesministerium der Justiz: § 5 BUrlG – Teilurlaub
• Bundesministerium der Justiz: § 7 BUrlG – Übertragung und Abgeltung
• Bundesarbeitsministerium: Urlaub bei Teilzeit