Wat berekent een reiskostenvergoeding?

Een werkgever kan zakelijke reizen en woon-werkverkeer vergoeden. Fiscaal geldt woon-werkverkeer als zakelijk vervoer, ook al is de rit voor de werknemer dagelijks. De vergoeding kan per werkelijke kilometer, als vast periodiek bedrag of op basis van werkelijke openbaarvervoerkosten worden vastgesteld. De arbeidsovereenkomst of cao bepaalt of de werknemer daadwerkelijk aanspraak heeft.

De fiscale grens is dus geen verplicht minimum. Een werkgever mag contractueel niets, €0,15, €0,25 of een hoger bedrag per kilometer afspreken. De belastingregels bepalen alleen welk deel gericht vrijgesteld kan worden uitbetaald. Het meerdere is doorgaans loon, tenzij de werkgever het op een andere geldige manier binnen de werkkostenregeling verwerkt.

€0,25 per kilometer in 2026

Het jaar 2026 kent een bijzondere wijziging. De aanvankelijke wet- en handboekbedragen waren €0,23 per kilometer. In mei en juni 2026 keurde het kabinet via een beleidsbesluit een verhoging naar €0,25 goed, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Werkgevers kunnen daardoor voor alle kwalificerende kilometers van 2026 maximaal 25 cent gericht vrijgesteld vergoeden.

Werkgevers die al €0,23 of minder betaalden mogen het verschil van maximaal €0,02 per kilometer later in 2026 alsnog onbelast aanvullen. Wie meer dan €0,23 als belast loon verwerkte, kan volgens de Belastingdienst looncorrecties nodig hebben. Deze module gebruikt de actuele €0,25 voor het volledige jaar.

Gericht vrijgestelde kilometervergoeding = kwalificerende zakelijke kilometers × maximaal €0,25. Mogelijk belast deel = vergoeding volgens werkgeverspercentage min de beschikbare gerichte vrijstelling, maar nooit lager dan €0.

Werkelijke woon-werkkilometers berekenen

Vermenigvuldig de enkele afstand met twee voor een retourdag en daarna met het werkelijk aantal reisdagen. Bij 20 kilometer enkele reis en 129 dagen ontstaat 5.160 kilometer woon-werkverkeer. Voeg dienstreizen die met eigen vervoer zijn gemaakt apart toe. Bij 1.200 extra zakelijke kilometer is het totaal 6.360 kilometer.

Bij €0,25 is de berekende werkgeversvergoeding dan €1.590 per jaar. Betaalt de werkgever €0,30, dan wordt €1.908 berekend, waarvan maximaal €1.590 via de kilometergerichte vrijstelling past en €318 mogelijk belast is. Een contractuele eigen bijdrage of door de werkgever rechtstreeks betaalde brandstof kan de administratie veranderen.

Vaste vergoeding met 214 dagen

Voor regelmatig reizen naar een vaste werkplek mag de werkgever een vaste vergoeding berekenen. De praktische methode gebruikt bij vijf reisdagen per week 214 werkdagen per kalenderjaar. Vakantie, kort ziekteverzuim en verlof zijn al in dit aantal verwerkt. Voor minder reisdagen wordt naar evenredigheid gerekend.

De calculator rondt een evenredig dagenaantal naar boven af, gelijk aan de voorbeelden waarin 3/5 van 214 als 129 en 2/5 als 86 dagen wordt gebruikt. De vaste woon-werkvergoeding is het vaste dagenaantal maal de retourafstand maal €0,25. Overige werkelijke dienstreizen worden daar apart bij opgeteld.

De 128-dagenvoorwaarde

De vaste vergoeding mag bij vijf reisdagen worden gebaseerd op 214 dagen wanneer de werknemer ten minste 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Ook deze voorwaarde wordt naar evenredigheid verminderd. Bij drie afgesproken reisdagen is de praktische drempel 77 dagen. Incidentele afwijkingen hoeven de vaste vergoeding dan niet steeds te wijzigen.

Reist iemand structureel minder dan afgesproken of langer dan twee maanden niet naar de vaste werkplek, dan moet de situatie worden herbeoordeeld. Bij indiensttreding, uitdiensttreding, verhuizing, wijziging van werkdagen of een ander vast werkadres is een tijdsevenredige of nieuwe berekening nodig. De module signaleert alleen of het ingevoerde jaaraantal de evenredige drempel haalt.

Openbaar vervoer: werkelijke kosten of kilometers

Voor reizen met trein, bus, tram, metro of ander openbaar vervoer kan de werkgever kiezen. Hij kan de werkelijke kosten gericht vrijgesteld vergoeden, of een kilometervergoeding gebruiken. Bij werkelijke kosten zijn vervoerbewijzen, OV-chipkaartoverzichten, mobiliteitskaartgegevens of facturen nodig.

De OV-methode in deze calculator neemt het ingevoerde werkelijke jaarbedrag voor woon-werkvervoer en telt daar alleen de aparte dienstreiskilometers met eigen vervoer tegen het werkgeverspercentage bij op. De gericht vrijgestelde ruimte is dan de werkelijke OV-kosten plus maximaal €0,25 voor die extra eigen-vervoerkilometers. Zet OV-kilometers niet tegelijk bij woon-werkafstand en OV-kosten, want dan ontstaat dubbeltelling.

Auto, fiets, motor of lopen

Voor de kilometergrens maakt het vervoermiddel in beginsel niet uit wanneer de werknemer eigen vervoer gebruikt. Een eigen auto, motor, scooter, fiets of gelopen kilometer kan tot hetzelfde maximum worden vergoed. De daadwerkelijke kosten kunnen natuurlijk sterk verschillen. De 25 cent is geen uitspraak dat iedere autorit daarmee kostendekkend is.

Bij een auto of fiets van de zaak gelden andere regels. De werkgever kan vervoer ter beschikking stellen, brandstof of elektriciteit betalen en een bijtelling toepassen. Vul zulke kilometers niet automatisch in als eigen vervoer. Een werkgever mag niet dubbel gericht vrijgesteld vergoeden wat hij al rechtstreeks voor zijn rekening nam.

Carpoolen en omrijden

Organiseert de werkgever het carpoolen, dan kan de chauffeur de zakelijke route inclusief aangewezen omrijkilometers vergoed krijgen. Organiseren collega’s het zelf, dan kan iedere werknemer voor de eigen gebruikelijke woon-werkafstand een vergoeding ontvangen, maar de extra omweg om anderen op te halen valt dan niet automatisch in de gerichte vrijstelling.

Betalingen tussen passagiers en chauffeur zijn onderlinge afspraken en niet zonder meer werkgeversvergoeding. Houd de route, organisatievorm en betalingen gescheiden in de administratie.

Hybride werken en thuiswerkvergoeding

Voor een dag waarop naar een vaste werkplek wordt gereisd mag volgens de in 2026 geldende hoofdregel niet tegelijk de gerichte vrijstelling voor die woon-werkreis en de thuiswerkvergoeding worden toegepast. Een echte dienstreis op een thuiswerkdag kan wel naast de thuiswerkvergoeding passen. Het kabinet onderzoekt vereenvoudiging, maar een aangekondigd plan is nog geen huidige hoofdregel.

Leg vaste kantoor- en thuiswerkdagen schriftelijk vast. Bij drie kantoordagen en twee thuiswerkdagen kan de 214-dagenmethode naar 3/5 worden toegepast voor reizen en een afzonderlijke thuiswerkregeling naar 2/5. Deze pagina berekent alleen het reisdeel.

Reisaftrek in de inkomstenbelasting

Wie met een eigen auto of fiets naar het werk gaat, kan die kilometers niet zelf als reisaftrek in de inkomstenbelasting opvoeren. De mogelijkheid bestaat onder voorwaarden voor openbaar vervoer en gebruikt een aparte afstands- en dagentabel. Een werkgeversvergoeding vermindert daar het mogelijke aftrekbedrag.

Verwar daarom een onbelaste werkgeversvergoeding niet met persoonlijke belastingaftrek. De calculator berekent geen OV-reisaftrek. Gebruik daarvoor het officiële 2026-overzicht van de Belastingdienst, inclusief reisverklaring en frequentie-eisen.

Administratie en controlevolgorde

1. Stel de gebruikelijke enkele woon-werkafstand vast.
2. Scheid vaste werkplekreis van overige dienstreizen.
3. Kies werkelijke kilometers, vaste vergoeding of werkelijke OV-kosten.
4. Controleer bij vast bedrag 214/128 dagen naar evenredigheid.
5. Pas maximaal €0,25 toe voor de gerichte kilometervrijstelling.
6. Boek een hoger deel als loon of volgens een geldige WKR-keuze.
7. Bewaar route-, reis-, OV- en betalingsgegevens bij de loonadministratie.

Het veld ‘reeds vergoed’ verlaagt alleen het berekende resterende saldo. Het creëert geen extra fiscale ruimte en maakt een werkgever niet automatisch verplicht om bij te betalen. Controleer cao, personeelshandboek en arbeidscontract voor de juridische aanspraak.

Veelgestelde vragen over reiskosten

References

• Belastingdienst — Verhoging onbelaste kilometervergoeding 2026, geraadpleegd op 16 juli 2026. Bron voor €0,25, terugwerkende kracht en looncorrectie.
• Belastingdienst — Handboek Loonheffingen 2026, hoofdstuk 23, geraadpleegd op 16 juli 2026. Bron voor werkelijke kilometers, 214/128 dagen, OV en administratie.
• Belastingdienst — Werkkostenregeling, geraadpleegd op 16 juli 2026. Bron voor gerichte vrijstelling en actuele verhoging.
• Rijksoverheid — Reiskostenvergoeding van werkgever, geraadpleegd op 16 juli 2026. Bron voor eigen vervoer, OV en carpoolregels; pagina bevat nog overgangsinformatie.
• Belastingdienst — Reisaftrek openbaar vervoer 2026, geraadpleegd op 16 juli 2026. Bron voor onderscheid met persoonlijke reisaftrek.