Zo werkt de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke kosten

Een schuldeiser die een geldvordering buiten de rechter om probeert te innen, kan onder voorwaarden een vergoeding voor incassowerk verlangen. De Nederlandse berekening staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De vergoeding bestaat niet uit één percentage over de hele schuld. De hoofdsom wordt verdeeld over opeenvolgende schijven. Elk deel krijgt zijn eigen percentage. Daardoor daalt het marginale percentage naarmate de vordering groter wordt.

Na optelling geldt normaal een minimum van € 40. Voor zeer grote vorderingen geldt een maximum van € 6.775. Een kleine hoofdsom van € 100 levert rekenkundig € 15 op, maar wordt dus € 40. Bij € 3.500 bedraagt de vergoeding € 375 over de eerste € 2.500 plus € 100 over de volgende € 1.000. De wettelijke uitkomst is € 475. Dit is ook het voorbeeld waarmee de Rijksoverheid de staffel uitlegt.

Waarom één percentage vaak een verkeerd antwoord geeft

Bij een hoofdsom van € 5.000 is niet het hele bedrag belast met 10%. De eerste € 2.500 blijft tegen 15% meetellen en alleen de tweede € 2.500 valt in de schijf van 10%. De uitkomst is daarom € 625 en niet € 500. Hetzelfde beginsel geldt aan iedere grens. Eén euro boven € 5.000 wordt voor vijf cent meegenomen in de derde schijf; de eerdere schijven veranderen niet. De calculator toont het resultaat met centen en rondt alleen de weergegeven geldbedragen af.

Welke hoofdsom hoort in het invoerveld?

Neem de geldvordering waarvoor de schuldenaar in verzuim is, bijvoorbeeld de onbetaalde factuur of huurtermijn. Trek betalingen die al correct op de hoofdsom zijn afgeboekt af voordat je rekent. Voeg de nieuwe buitengerechtelijke vergoeding niet zelf toe aan de basis, want dan bereken je kosten over kosten. Contractuele rente, wettelijke rente, proceskosten en executiekosten zijn aparte posten. Of eerder vervallen rente juridisch in de berekeningsgrondslag mag worden betrokken, hangt af van de vordering en de wettelijke voorwaarden; controleer daarom de specificatie in plaats van alle posten zonder onderscheid bij elkaar op te tellen.

Consument: eerst een correcte veertiendagenbrief

Bij een consument is de staffel dwingend en ontstaat de verschuldigdheid van incassokosten niet enkel doordat een betaaldatum is verstreken. Nadat de consument in verzuim is geraakt, moet de schuldeiser een kosteloze laatste mogelijkheid geven om de hoofdsom te betalen. Die schriftelijke aanmaning wordt vaak de veertiendagenbrief genoemd. De termijn begint niet simpelweg op de datum boven de brief. De consument moet na ontvangst veertien volle dagen hebben om alsnog zonder incassokosten te betalen.

De brief moet duidelijk maken welk bedrag binnen de termijn moet worden betaald en welke incassokosten volgen als betaling uitblijft. Bij een vaste schuld moet het aangekondigde bedrag aansluiten op de wettelijke staffel. Wanneer btw mag worden verhoogd omdat de schuldeiser die btw niet kan verrekenen, hoort ook die verhoging begrijpelijk te worden aangekondigd. Een te korte termijn, onjuiste aanvang, onduidelijke hoofdsom of te hoog genoemd kostenbedrag kan gevolgen hebben voor de aanspraak.

Wat de keuze in de calculator doet

Kies je “nee of nog niet verstreken” bij een consument, dan blijft de theoretische staffel zichtbaar maar wordt het direct toepasbare bedrag op nul gezet. Dat maakt het verschil zichtbaar tussen een rekenkundige vergoeding en een bedrag dat op basis van de ingevoerde procedure al kan worden verlangd. De tool beslist niet of een concrete brief rechtsgeldig is. Controleer de verzend- en ontvangstdatum, de volledige tekst, het genoemde bedrag, eventuele deelbetalingen en het moment waarop de termijn werkelijk eindigde.

Betalen binnen de termijn en gedeeltelijk betalen

Wordt de volledige aangekondigde hoofdsom tijdig betaald, dan zijn de aangekondigde incassokosten voor dat bedrag niet verschuldigd. Bij een gedeeltelijke betaling kan de resterende grondslag lager worden. Een schuldeiser hoort ontvangen betalingen correct te verwerken en een actuele specificatie te geven. Vul daarom voor een nieuwe controle het resterende bedrag in, maar verifieer eerst hoe de betaling wettelijk is toegerekend aan kosten, rente en hoofdsom. Een datumverschil van één dag of een betaling die onderweg was, kan juridisch relevant zijn en kan niet uit alleen het saldo worden afgeleid.

Zakelijke schuldenaar is een andere situatie

Voor een overeenkomst tussen bedrijven of met een zelfstandige in zakelijke hoedanigheid kunnen partijen contractuele incassokosten afspreken. De wettelijke staffel kan als terugval of beoordelingspunt dienen, maar is niet altijd het definitieve contractuele bedrag. De consumentenbescherming en verplichte veertiendagenbrief werken dan niet op dezelfde manier. Daarom blokkeert de calculator de uitkomst bij “bedrijf” niet wanneer geen consumentenbrief is verzonden. Lees algemene voorwaarden, opdrachtbevestiging en factuurcondities en controleer of de bepaling geldig is overeengekomen en redelijk wordt toegepast.

Btw over incassokosten is geen automatische toeslag

Een incassobureau of advocaat kan btw aan zijn opdrachtgever factureren. Dat betekent niet dat iedere schuldenaar standaard 21% boven op de wettelijke vergoeding moet betalen. De wettelijke regeling staat een verhoging toe wanneer de schuldeiser voor de incassodienst btw verschuldigd is en die btw niet als voorbelasting kan aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde vrijgestelde ondernemers of organisaties. Een gewone btw-plichtige onderneming die de btw kan verrekenen, heeft die belasting niet als blijvende kostenpost en mag de wettelijke vergoeding daarom niet op deze grond verhogen.

Met de keuze “kan de schuldeiser btw aftrekken?” modelleert de calculator dit onderscheid. Bij “ja” blijft de btw-opslag nul. Bij “nee” wordt 21% van de toepasbare incassokosten toegevoegd. De uitkomst veronderstelt dan wel dat daadwerkelijk een belaste incassodienst is gebruikt en dat aan de vereisten is voldaan. Een verklaring in de aanmaning of kostenspecificatie moet controleerbaar maken waarom de schuldeiser geen recht op aftrek heeft.

Voorbeeld van de btw-opslag

Bij een hoofdsom van € 3.500 is de staffel € 475 exclusief btw. Kan de schuldeiser de btw niet aftrekken, dan is 21% daarvan € 99,75. De totale incassopost wordt € 574,75 en de hoofdsom plus deze post € 4.074,75. Kan de schuldeiser wel aftrekken, dan blijft de incassopost € 475. De calculator noemt deze bedragen apart, zodat een lezer kan zien of het verschil uit de staffel of uitsluitend uit de btw-keuze komt.

Rente, griffierecht en deurwaarderskosten blijven apart

Wettelijke of contractuele rente vergoedt vertraging in betaling. Griffierecht hoort bij een gerechtelijke procedure. Een gerechtsdeurwaarder kan voor ambtshandelingen zoals dagvaarden of betekenen gereguleerde kosten rekenen. Deze posten hebben een andere grondslag dan buitengerechtelijke incassokosten en staan niet in de uitkomst. Een sommatie die alles als één ongespecificeerd bedrag presenteert, is lastig te controleren. Vraag om een uitsplitsing met hoofdsom, betaaldatum, renteperiode en rentepercentage, incassokosten, eventuele btw, proceskosten en executiekosten.

Herhaalde lage termijnbetalingen sinds oktober 2024

Een abonnements-, huur- of andere duurovereenkomst kan iedere maand een nieuwe lage betalingsverplichting opleveren. Wanneer voor elke kleine termijn steeds opnieuw het minimum van € 40 zou worden gevraagd, kan het totaal snel uit verhouding raken. Artikel 2a van het besluit bevat daarom sinds 1 oktober 2024 een bijzondere regel voor meerdere verschuldigde termijnbetalingen binnen een periode van zes maanden waarvoor de gewone berekening telkens op het minimumbedrag uitkomt.

Voor de eerste van zulke termijnen blijft het laagste bedrag € 40. Voor volgende termijnen binnen dezelfde zesmaandsperiode is het bedrag € 20, mits aan de wettelijke voorwaarden voor deze bijzondere situatie is voldaan. De selectie “eerste lage termijn” laat daarom € 40 zien en “volgende lage termijn” € 20. Is de gewone staffel hoger dan € 40, dan houdt de calculator de gewone staffel aan; de optie is niet bedoeld om een grotere vergoeding willekeurig te halveren.

Waarom je termijnen niet zonder dossiercontrole moet samenvoegen

Het antwoord hangt af van vervaldata, de aard van de overeenkomst, eerdere aanmaningen, betalingen en de gekozen zesmaandsperiode. Zes losse facturen zijn niet automatisch zes toepasselijke minimumbedragen, maar ook niet automatisch één hoofdsom met één staffel. Leg per termijn vast wanneer deze opeisbaar werd, wanneer verzuim intrad, welke kosteloze betaalmogelijkheid is gegeven en of een eerdere lage vergoeding in dezelfde periode is berekend. De schermkeuze is een scenariohulpmiddel, geen vervanging voor die tijdlijn.

Een praktisch controledossier opbouwen

Maak een tabel met factuurnummer, oorspronkelijke hoofdsom, vervaldatum, datum en wijze van ontvangst van de aanmaning, laatste kosteloze betaaldag, ontvangen betaling en resterend saldo. Voeg een kolom toe voor eerste of volgende lage termijn. Bereken vervolgens iedere juridisch zelfstandige basis. Daarmee wordt zichtbaar of € 40, € 20 of een hoger staffelbedrag wordt gevraagd. Zo’n overzicht helpt zowel schuldeiser als schuldenaar om een lange rekening te reconstrueren zonder dezelfde betaling tweemaal te verwerken.

Uitkomst gebruiken bij controle, bezwaar of betalingsafspraak

Begin met de regel “wettelijke staffel vóór voorwaarden”. Dit is het zuivere rekenbedrag over de ingevoerde hoofdsom. Vergelijk het daarna met “toepasbare incassokosten”. Een verschil van nul naar een positief bedrag ontstaat door de consumentenbrief of de lage-termijnkeuze. De btw-regel verklaart vervolgens een eventuele verhoging. Omdat iedere stap zichtbaar is, kun je precies aanwijzen welke aanname afwijkt van een ontvangen sommatie.

Controlelijst voor een ontvangen incassobrief

Controleer eerst of je de oorspronkelijke overeenkomst, levering of dienst herkent. Vergelijk daarna de hoofdsom met facturen en betalingen. Kijk of je als consument vóór de kosten een correcte laatste betaalmogelijkheid hebt gekregen. Bereken de staffel over het juiste resterende bedrag en controleer een btw-opslag afzonderlijk. Vraag bewijs of uitleg voor rente en andere kosten. Meld een inhoudelijk bezwaar schriftelijk en concreet; alleen negeren voorkomt geen procedure en maakt het later moeilijker om data en stukken te reconstrueren.

Ben je het met de hoofdsom eens maar kun je niet ineens betalen, neem dan snel contact op over een haalbare regeling. Spreek af hoe betalingen worden toegerekend en vraag een bevestiging met het totale saldo. Beloof geen maandbedrag dat je structureel niet kunt dragen. Bij meerdere schuldeisers kan gemeentelijke schuldhulpverlening helpen om het geheel te ordenen. Een rekenkundig juiste incassopost zegt immers niets over de betaalbaarheid van alle verplichtingen samen.

Controle voor de schuldeiser

Een schuldeiser controleert vóór verzending de contractpartij, consumentstatus, opeisbaarheid, verzuim, actuele hoofdsom en ontvangen betalingen. Gebruik in een consumentenbrief het bedrag dat bij volledige niet-betaling daadwerkelijk wordt verlangd en geef de kosteloze termijn correct. Leg bij een btw-verhoging vast waarom geen aftrek mogelijk is. Een transparante uitsplitsing verkleint de kans op discussie en voorkomt dat een juiste hoofdsom wordt overschaduwd door een fout in de nevenkosten.

Wanneer professionele beoordeling verstandig is

Laat de zaak beoordelen wanneer de hoofdsom zelf wordt betwist, de brief mogelijk niet is ontvangen, meerdere termijnen en betalingen door elkaar lopen, contractuele zakelijke percentages worden gebruikt of al een dagvaarding is uitgebracht. Het Juridisch Loket, een rechtsbijstandsverzekeraar, schuldhulpverlener of advocaat kan de concrete stukken beoordelen. Deze calculator geeft een reproduceerbare cijfercontrole volgens de wettelijke hoofdregels, maar kan geen bewijs waarderen en geen bindend oordeel over verzuim, ontvangst of contractvoorwaarden geven.

Veelgestelde vragen over incassokosten