Welche Kosten werden berechnet?

Das vereinbarte Bruttogehalt ist nur der Ausgangspunkt des Personalbudgets. Bei einer normalen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung trägt der Arbeitgeber eigene Anteile zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dazu kommen je nach Betrieb U1 und U2, die Insolvenzgeldumlage sowie der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Der Rechner addiert diese Positionen transparent und rechnet optional weitere monatliche Aufwendungen hinzu.

Für 2026 verwendet das Modul den allgemeinen Arbeitgeberanteil der Krankenversicherung von 7,3 Prozent plus die Hälfte des eingetragenen kassenindividuellen Zusatzbeitrags. Für die Pflegeversicherung werden außerhalb Sachsens 1,8 Prozent und in Sachsen 1,3 Prozent angesetzt. Die Arbeitgeberanteile zur allgemeinen Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung betragen 9,3 beziehungsweise 1,3 Prozent.

Nicht enthalten sind automatisch Lohnsteuer und Arbeitnehmerbeiträge, denn sie werden vom Bruttolohn einbehalten und stellen grundsätzlich keinen zusätzlichen Aufwand über das Brutto hinaus dar. Ebenfalls nicht automatisch enthalten sind Recruiting, Hardware, Arbeitsplatz, Weiterbildung, Reisekosten, Boni oder betriebliche Altersversorgung. Solche Positionen können im Feld „Weitere Kosten“ als monatlicher Budgetwert ergänzt werden.

Berechnungsformel mit Beitragsbemessungsgrenzen

Monatliche Arbeitgeberkosten = Brutto + Arbeitgeberanteile SV + U1 + U2 + Insolvenzgeldumlage + Unfallversicherung + weitere Kosten.

Beiträge werden nicht unbegrenzt auf das gesamte Gehalt erhoben. Für Kranken- und Pflegeversicherung liegt die monatliche Beitragsbemessungsgrenze 2026 bei 5.812,50 Euro. Für die allgemeine Renten- und Arbeitslosenversicherung sind es 8.450 Euro. Bei einem Brutto unterhalb der jeweiligen Grenze entspricht die Bemessungsgrundlage dem Brutto; darüber wird nur bis zur Grenze gerechnet.

Beispiel: Bei 7.000 Euro Monatsbrutto wird die Kranken- und Pflegeversicherung auf 5.812,50 Euro begrenzt, die Renten- und Arbeitslosenversicherung dagegen weiterhin auf 7.000 Euro berechnet. Erst oberhalb von 8.450 Euro erreicht auch die zweite Beitragsgruppe ihre Obergrenze. Deshalb steigt die Lohnnebenkostenquote bei hohen Gehältern nicht proportional weiter.

U1, U2, Insolvenzgeld- und Unfallversicherungsbeitrag werden in diesem Planungsrechner vereinfacht auf das Brutto bis zur Rentenversicherungsgrenze angewendet. Einmalzahlungen, Ausnahmen und die beitragsrechtliche Zuordnung können in der echten Abrechnung anders behandelt werden. Für verbindliche Meldungen ist das Entgeltabrechnungssystem maßgeblich.

Beispielrechnung für 4.000 Euro Brutto

Das Beispiel nutzt den vom Bundesgesundheitsministerium für 2026 bekanntgegebenen durchschnittlichen Zusatzbeitrag von 2,9 Prozent. Tatsächlich legt jede Krankenkasse ihren Zusatzbeitrag selbst fest; Ende März 2026 lag der tatsächlich erhobene Durchschnitt laut BMG bei 3,13 Prozent. Tragen Sie deshalb den Satz der zuständigen Einzugsstelle ein.

Die Beispielsätze von 1,1 Prozent für U1, 0,3 Prozent für U2 und 1,3 Prozent für die Berufsgenossenschaft sind reine Planungsannahmen. Sie sind weder bundesweit noch für alle Unternehmen verbindlich. Der Insolvenzgeldumlagesatz von 0,15 Prozent gilt 2026 gesetzlich, wobei bestimmte Arbeitgeber ausgenommen sein können.

Warum U1 und U2 veränderlich sind

Das Umlageverfahren U1 erstattet teilnehmenden Arbeitgebern einen Teil ihrer Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Ob ein Betrieb teilnimmt, hängt insbesondere von der regelmäßig beschäftigten Personenzahl ab. Die Krankenkassen bieten unterschiedliche Erstattungssätze und dazu passende Umlagesätze an. Ein allgemeiner U1-Prozentsatz wäre deshalb irreführend.

U2 finanziert die Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen rund um Mutterschaft. Grundsätzlich nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig davon, ob aktuell Frauen beschäftigt sind. Auch hier ist der Umlagesatz kassenindividuell. Die Bemessungsgrundlage kann Einmalzahlungen ausschließen und muss beitragsrechtlich korrekt ermittelt werden.

Für eine Budgetrechnung genügt meist der auf dem aktuellen Beitragsnachweis oder in der Krankenkasseninformation ausgewiesene Satz. Bei mehreren Einzugsstellen können unterschiedliche U1- oder U2-Sätze auftreten. Dann ist eine Berechnung pro Beschäftigtengruppe genauer als ein einheitlicher Unternehmensdurchschnitt.

Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft

Die gesetzliche Unfallversicherung wird vom Arbeitgeber allein finanziert, gehört aber nicht zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die endgültige Höhe ergibt sich typischerweise aus Entgeltsumme, Gefahrklasse und dem Beitragsfuß des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Bürotätigkeit und gefährliche Produktionsarbeit können daher sehr unterschiedliche Kosten verursachen.

Der Eingabewert des Rechners ist eine vereinfachte Prozentannahme. Nutzen Sie nach Möglichkeit den effektiven Satz aus dem letzten Beitragsbescheid: gezahlter Beitrag geteilt durch die relevante Entgeltsumme mal 100. Bei neuen Betrieben ohne Bescheid ist eine Auskunft der Berufsgenossenschaft belastbarer als ein pauschaler Internetwert.

Zusatzbeiträge für arbeitsmedizinische Betreuung, Sicherheitsfachkräfte oder freiwillige Versicherungen sind nicht automatisch erfasst. Sie können als weitere Monatskosten eingetragen oder separat im Personalbudget geführt werden.

Insolvenzgeldumlage 2026

Die Insolvenzgeldumlage, häufig U3 oder UI genannt, wird grundsätzlich allein von insolvenzfähigen Arbeitgebern getragen. Aus ihr finanziert die Bundesagentur für Arbeit das Insolvenzgeld. Für 2026 gilt der gesetzliche Umlagesatz von 0,15 Prozent, nachdem keine abweichende Verordnung erlassen wurde.

Die Umlage hat eigene Regeln zur Bemessungsgrundlage. Anders als bei U1 und U2 können Einmalzahlungen einbezogen werden. Arbeitgeber der öffentlichen Hand, Privathaushalte und bestimmte weitere Gruppen können ausgenommen sein. Das voreingestellte Feld lässt sich deshalb auf null setzen oder an den konkreten Fall anpassen.

Bei einer laufenden Entgeltabrechnung entscheidet nicht die Schätzung dieses Rechners, sondern die rechtliche Arbeitgeber- und Beschäftigtenzuordnung. Prüfen Sie Sonderfälle mit der Einzugsstelle oder einer fachkundigen Lohnabrechnung.

Sachsen und die Pflegeversicherung

In Sachsen ist die Verteilung des Pflegeversicherungsbeitrags zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber anders als im übrigen Deutschland. Der Arbeitgeberanteil beträgt 2026 dort 1,3 Prozent statt 1,8 Prozent. Der Rechner berücksichtigt diese Abweichung über die Auswahl des Arbeitsorts.

Der Zuschlag für kinderlose Versicherte ab dem maßgeblichen Alter betrifft den Arbeitnehmeranteil und erhöht die hier berechneten Arbeitgeberkosten nicht. Auch Abschläge für mehrere berücksichtigungsfähige Kinder wirken auf Arbeitnehmerseite. Familienstand und Kinderzahl sind daher für diesen reinen Arbeitgeberkostenrechner nicht erforderlich.

Bei grenzüberschreitender Beschäftigung, Entsendung oder mehreren Tätigkeitsstaaten entscheidet das anwendbare Sozialversicherungsrecht. Der bloße Wohnort oder Sitz des Unternehmens reicht dann nicht als Zuordnung.

Jahresbudget richtig planen

Das Feld „bezahlte Monatsgehälter“ multipliziert alle monatlichen Kosten. Bei zwölf Monatsgehältern entspricht das Ergebnis dem laufenden Jahresbudget. Ein vertragliches dreizehntes Gehalt kann durch 13 berücksichtigt werden, sofern dafür dieselben Annahmen gelten. Variable Boni sollten wegen Beitragsgrenzen und Einmalzahlungsregeln besser separat gerechnet werden.

Planen Sie außerdem Zeiten ein, in denen zwar Vergütung anfällt, aber keine produktive Leistung abgerechnet werden kann: Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, interne Meetings und Einarbeitung. Der Wert „produktive Stunden“ teilt die Gesamtkosten durch Ihre realistische Monatsleistung. Er ist keine gesetzliche Arbeitszeitberechnung.

Ein Vollzeitvertrag mit nominell etwa 173 Stunden im Monatsmittel führt nicht automatisch zu 173 produktiven Kundenstunden. Wenn nach Abwesenheiten, Vertrieb und Verwaltung 120 Stunden verbleiben, müssen Preis und Kapazitätsplanung auf dieser kleineren Basis beruhen. Der Rechner macht diesen Unterschied sichtbar.

Brutto, Netto und Arbeitgeberbudget unterscheiden

Brutto bezeichnet den arbeitsvertraglichen Lohn vor Arbeitnehmerabzügen. Netto ist die Auszahlung nach Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls Kirchensteuer und Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung. Das Arbeitgeberbudget liegt wegen eigener Beiträge und weiterer Kosten über dem Brutto.

Ein Brutto-Netto-Rechner beantwortet daher eine andere Frage. Aus 4.000 Euro Brutto kann je nach Steuermerkmalen ein sehr unterschiedliches Netto entstehen, während die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bei gleicher Beschäftigungsart weitgehend gleich bleiben. Steuerklasse oder Kirchenzugehörigkeit gehören nicht in diese Eingabemaske.

Der Arbeitnehmer erhält die Arbeitgeberbeiträge nicht ausgezahlt. Sie finanzieren Versicherungszweige und werden zusammen mit den einbehaltenen Arbeitnehmeranteilen abgeführt. Im Arbeitsvertrag sollte das Brutto stehen; interne Einstellungsfreigaben arbeiten häufig mit dem vollständigen Arbeitgeberbudget.

Sonderfälle, die das Modell nicht abbildet

• Minijobs mit pauschalen Arbeitgeberabgaben und besonderen Grenzen
• Beschäftigungen im Übergangsbereich mit veränderter Beitragsverteilung
• private Kranken- und Pflegeversicherung samt Arbeitgeberzuschuss
• knappschaftliche Rentenversicherung oder berufsständische Versorgung
• Werkstudierende, Praktika, Auszubildende und kurzfristige Beschäftigung
• Mehrfachbeschäftigung, Entsendung und grenzüberschreitende Sachverhalte
• Sachbezüge, Firmenwagen, Entgeltumwandlung und Einmalzahlungen

In diesen Fällen kann die pauschale Anwendung normaler Arbeitgeberanteile deutlich falsch sein. Auch bei einem Gehalt oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze folgt nicht automatisch private Krankenversicherung; Versicherungsstatus und Zeitpunkte müssen geprüft werden.

Planungshinweis: Das Ergebnis ist eine unverbindliche Budgetschätzung und keine Lohnabrechnung, Rechts- oder Steuerberatung. Verwenden Sie für Meldungen und Zahlungen die Daten Ihres Abrechnungssystems und der zuständigen Stellen.

So erhalten Sie eine belastbare Kalkulation

Beginnen Sie mit dem vertraglichen laufenden Monatsbrutto und der tatsächlichen Zahl bezahlter Gehälter. Übernehmen Sie den aktuellen Zusatzbeitrag der Krankenkasse, die U1- und U2-Sätze sowie den Unfallversicherungswert aus belastbaren Unterlagen. Prüfen Sie, ob die Insolvenzgeldumlage anzuwenden ist.

Ergänzen Sie danach Arbeitgeberleistungen wie bAV-Zuschuss, Jobticket, Mobiltelefon, Homeoffice-Pauschale, Weiterbildungsbudget und Softwarelizenzen als eigene Kostenpositionen. Ein gemeinsamer Monatswert reicht für einen schnellen Vergleich; für eine Stellenfreigabe ist eine detaillierte Kostenliste nachvollziehbarer.

Rechnen Sie mindestens ein Basisszenario und ein Sicherheitsszenario. Im zweiten Szenario können variable Umlagen, Gehaltsanpassung und zusätzliche Ausfallzeiten höher angesetzt werden. So ist erkennbar, welche Kosten vertraglich fix und welche nur geschätzt sind.

Häufige Fragen zu Arbeitgeberkosten

References

• Bundesregierung – Beitragsbemessungsgrenzen 2026
• Bundesgesundheitsministerium – GKV-Beiträge und Grenzen 2026
• Deutsche Rentenversicherung – Beitragssätze und Beitragstragung
• Deutsche Rentenversicherung – Beiträge 2026